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Versand von Pressemitteilungen an Journalisten – Dos & Don‘ts

Public Relations

Aufmerksamkeit und Reichweite zu generieren ist eines der wichtigsten Ziele für Unternehmen. Eine zuverlässige Möglichkeit, um dieses Ziel zu erreichen, sind Pressemitteilungen. Dabei stellen sich jedoch oftmals grundsätzliche Fragen zum Aufbau und Versand, damit die Pressemitteilung hochwertig und effektiv ist.
In diesem Beitrag erklären unsere Spezialisten, worauf man achten sollte, wenn man eine Pressemitteilung erstellt und verschickt. Darüber hinaus bieten wir tiefergreifende Insights und Tipps rund um den erfolgreichen Versand.

Was zeichnet eine gute Pressemitteilung aus? – Grundlegende Aspekte

Grundsätzlich zählt die Pressemitteilung zu den Kommunikationstools der Öffentlichkeitsarbeit und bietet Journalistinnen und Journalisten Informationen über Unternehmens- und Produktupdates und trägt in diesem Rahmen auch dazu bei, den Bekanntheitsgrad weiter zu steigern. Dabei ist es wichtig zu betonen, dass Pressemitteilungen keine Werbetexte sind, sondern auf aktuellen News basieren – und damit einen Mehrwert für Journalisten und deren Leserschaft bieten.

Schließlich stellt sich die Frage, inwiefern solche Pressemitteilungen idealerweise aussehen sollten, welche formalen und inhaltlichen Aspekte zu berücksichtigen sind, und an welchen Wochentagen die besten Versandzeiten sind.

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Dos beim Versand von Pressemitteilungen – Was es zu beachten gilt

Die Zeiten, in denen Pressemeldungen noch per Post verschickt wurden, sind lange vorbei – in der heutigen Zeit ist die E-Mail das Mittel der Wahl. Hierbei sollte es vermieden werden, die Pressemitteilung im Anhang zu verschicken, da diese oftmals im Spam-Ordner landet. Stattdessen sollte der Text vorzugsweise direkt in der E-Mail hinterlegt werden, ergänzt mit einem Link zu verfügbarem Bildmaterial. Dadurch vereinfacht man Interessierten den Zugriff auf das Dokument.

Daneben gibt es drei gängige Methoden von E-Mails:

  • Kurz & prägnant-Methode:

Hier werden die W-Fragen kurz und knapp geschildert – Wer? Wie? Wo? Was? Wann? Warum? Worum?

  • Bullet-Methode:

In einer kurzen Aufzählung (max. 5 Bullets) wird die Thematik dargelegt.

  • All-in-One-Methode:

Der Informationsgehalt wird übersichtlich in zwei Hauptabsätzen wiedergegeben.

Eine der wichtigsten Fragen beim erfolgreichen Versand von Pressemitteilungen ist das „Wann“. Tatsächlich gibt es Wochentage und Uhrzeiten, die sich besonders gut oder auch besonders schlecht für den Versand eignen.

Früher galt, dass Pressemitteilungen, um eine hohe Öffnungsrate zu erhalten, am Dienstag verschickt werden sollen. Allerdings hat sich inzwischen herausgestellt, dass nicht nur der Dienstag als optimaler Tag gilt, sondern der Zeitraum von Dienstag bis Donnerstag von den Medien präferiert wird. Montag stellt sich eher als ungeeignet dar, da sich die meisten Journalistinnen und Journalisten nach dem Wochenende einerseits zunächst organisatorischen und administrativen Aufgaben widmen und man andererseits Gefahr läuft, dass die eigene E-Mail unter den anderen E-Mails, welche übers Wochenende verschickt wurden, untergehen. Freitags starten bereits viele früh in das Wochenende, sodass sich ein Versand auch an diesem Wochentag nicht anbietet.

Bezüglich idealer Versandzeiten bestätigten rund ein Drittel der Presse-Verantwortlichen, dass der Zeitraum von 10 bis 14 Uhr als optimal gilt. Bei Pressemeldungen, die vor 10 Uhr verschickt werden, fällt die Öffnungsrate auf ca. 20,5 Prozent ab. Parallel dazu verhält es sich am Nachmittag und Abend – hier stehen bereits die zu bearbeitenden To Dos fest, sodass kaum mehr Zeit für Anderweitiges bleibt.

Don’ts – Was Sie bei einer Pressemitteilung vermeiden sollten

Da es einige Gründe geben kann, weshalb Journalistinnen und Journalisten diverse Pressemitteilungen ignorieren oder außer Acht lassen, werden diese hier ebenfalls kurz angeführt, um die eigene Öffnungsrate zukünftig zu erhöhen.

Zu den Hauptgründen für das Nichtbeachten von Pressemitteilungen gehören:

  • übermäßig lange Pressemitteilungen,
  • unbedeutende Themen und Ausschweifungen,
  • nur als Anhang vorliegende Pressemitteilung,
  • Versand zu ungünstigen Zeitpunkten (Wochenende, Feiertage, Freitagnachmittag, Montagmorgen),
  • Konkurrenz / andere Unternehmen waren schneller,
  • zu werbliche Texte,
  • Fehlen von Sachlichkeit, beispielsweise aufgrund schlechter Rechtschreibung oder unklarer Inhalte

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Fazit

Abschließend lässt sich festhalten, dass Pressemitteilungen, wenn sie richtig eingesetzt werden, ein effektives Mittel sind, um die eigene Reichweite enorm zu erhöhen.

Der geeignete Zeitpunkt beim Versand darf nicht unterschätzt werden und ist zusammen mit einem ansprechenden Aufbau und interessanten Inhalten maßgeblich für die Öffnungsrate von Pressemeldungen verantwortlich.

Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer PR-Arbeit und dem Versand von wichtigen Produkt- und Unternehmensupdates benötigen, schreiben Sie uns gerne unverbindlich eine Mail an: vibes@hbi.de

Über die Autorin

Beatrice Paschen

Seit Mai 2022 unterstützt Beatrice Paschen die HBI als Werkstudentin. Dabei unterstützt Beatrice die PR-Teams in alltäglichen Aufgaben und übernimmt zusätzliche Aufgabenbereiche und anfallende Tätigkeiten.

Bildquelle:

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