Köln, 29. November 2010 - Die ALOS GmbH, beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen mit Sitz in Köln, sorgt mit seiner modernen Data-Capturing-Software ALOS-SCAN für effiziente und transparente Bearbeitungsmöglichkeiten rund um die Personalakten bei der Henkel AG in Düsseldorf.

Die Abteilung Informationsmanagement gehört zum Bereich Infrastructure-Service und ist ein interner Dienstleister von Henkel: Zu den Aufgabengebieten gehört die Abwicklung der telefonischen und schriftlichen Kommunikation sowie der Bereich Messe zur Vermittlung von Produktinformationen bei verschiedenen Ausstellungen. Zudem werden Scann-Dienstleistungen angeboten: Das Team vom Informationsmanagement begann hier zunächst mit der Digitalisierung der vorhandenen Personalakten zur Archivierung sowie zur Weiterverarbeitung in SAP und konnte den Service nach diesem „Initial-Scan" inzwischen auf den Bereich „Tagesgeschäft" und „Massen-Upload" ausbauen. 

Gemeinsame Planung des Prozessablaufes

Die Digitalisierung von rund 26 000 Personalakten aller Henkel-Mitarbeiter in Deutschland bildete den Auftakt des Projektes. Gemeinsam mit dem Kölner Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen ALOS GmbH plante das Henkel-Team zunächst den gesamten Prozessablauf. Auf Empfehlung des Spezialisten entschied sich Henkel zudem für den Einsatz der prozessoptimierenden Erfassungs-Software ALOS-SCAN in Verbindung mit Hochleistungsscannern von Kodak und Panasonic.  Michael Draspa, Leiter Informationsmanagement bei Henkel: „ALOS-SCAN ist insgesamt sehr flexibel konzipiert. Da das System ebenfalls für den Export zahlreiche Schnittstellen bietet, können wir die Scann-Dienstleistung auch anderen Kunden anbieten.“ 

Das Henkel-Projektteam hat bislang bereits 14.000 aktive Akten gescannt; nun sollen weitere rund 12.000 Altersversorgungsakten digitalisiert werden. Parallel dazu scannt die Abteilung Informationsmanagement von Henkel seit Anfang des Jahres auch das Tagesgeschäft. Hierzu gehören alle aktuellen Schreiben, die in der Personalakte abgelegt werden müssen. Pro Woche werden in diesem Bereich rund 4.000 Seiten erfasst. In ALOS-SCAN wurden wesentliche Anpassungen vorgenommen, um die individuellen Ansprüche von Henkel zu realisieren. Dieses Know-how hat das Vertrauen in die Partnerschaft zu ALOS zusätzlich gefestigt.