Köln, 19. April 2011 - Die ALOS GmbH, beratendes Systemhaus für Enterprise-Content- und Dokumenten-Management-Lösungen mit Sitz in Köln, hat die Dokumentenmanagement-Software OCR for AnyDoc in der Abteilung Gebäude-Management des Kölner Studentenwerks implementiert. Die Software kommt in erster Linie bei der Erfassung von Reparaturaufträgen zum Einsatz.

 

Individuelle Formulare und Personalentlastung

Die Lösung unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfassung handschriftlich ausgefüllter Arbeitsaufträge, die bei Wartungsarbeiten oder größeren Reparaturen in den vom Studentenwerk betreuten Gebäuden auftreten. Jedem Auftrag wird ein eigens dafür kreiertes Formular zugeordnet, in dem ein Barcode, die Arbeitszeit, die Arbeitsleistung und weitere spezifische Informationen aufgeführt werden. Bislang wurden diese Formulare zwar eingescannt, die Werte der für das Rechnungswesen relevanten Felder mussten aber manuell eingetragen werden, was zu  erhöhten Personalkosten führte. Durch das automatische Auslesen der Dokumente entfällt dieser Prozess.

Präzise Datenerfassung 

OCR for AnyDoc erkennt automatisch die Strukturen des Layouts und  liest die entsprechenden Formularzonen aus. Zusätzlich verfügt es über ein Qualitätsverfahren, das den gescannten Bereich je nach Anforderungen weiterbearbeitet. So können Formulare aufgehellt, entzerrt oder bereinigt werden. Zudem werden schlecht lesbare Zeichen automatisch ergänzt und störende Linien entfernt.

 

Optimierter Workflow

Durch eindeutige Zuordnung können Daten im DocuWare-Archiv abgelegt und für alle relevanten Nutzer zugänglich gemacht werden. Anfragen und Auskünfte über den Status einer Reparatur können somit schneller bearbeitet werden. Desweitern unterstützt die automatische Weiterverarbeitung das Rechnungswesen durch Zuordnung der abzurechnenden Arbeitsstunden auf die verschiedenen Kostenstellen.

 

Cornelia Draschner, Leiterin der IT-Abteilung beim Kölner Studentenwerk: „Die Beratung und Programmierung zur genauen Strukturierung der Formulare bildete die Grundlage für das korrekte Auslesen der Werte. ALOS hat diese Aufgabe mit überzeugend hoher Kompetenz gelöst. Wir konnten den gesamten Arbeitsprozess optimieren und unseren Kundenservice enorm verbessern.“